働き方の変化によって変わっていくファイルサーバーの有り方

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従来のファイルサーバーやNASを使ってドキュメント共有を行っている企業は、企業規模を問わず今でも多く存在しています。 

ファイルサーバーは、ドキュメントの共有やバックアップを効率的に行うものです。
しかし、組織の規模が大きくなるほど「部署、拠点を跨いだ共有」の課題が増えてきます。
また、昨今ではICTを活用した場所や時間に縛られない働き方の導入が増え、「社内システムへの外部アクセス」も重要な課題となっています。 

働き方改革や生産性の最大化など、ビジネスを取り巻く環境が大きく変化するなか、求められるファイルサーバーの有り方も変わりつつあります。このコラムではいくつか代表的なものを紹介します。


ファイルサーバー利用時のデメリット

多くの企業では、ファイルサーバーやNASを導入して運用されています。これらのシステムの運用が上手くいっている企業ではアクセス権限、ファイルの棚卸のための担当部署や担当者が割り当てられ、徹底した運用管理を行うためのルールが確立されています。 

しかし、一方でファイルサーバー上に重要なファイルが保管されているのにも関わらず、社内では組織を横断するかたちでの情報共有が難しく、ファイルサーバーの管理どころか、現状の把握ができていない企業も多く存在します。この状況が改善されない限り、職員の生産性の最大化は期待できません。

共有の課題

・必要とするファイルにアクセスするのにフォルダ階層を辿りながら一つ一つ読み込んで探すことが必要なので手間がかかる
・ファイルサーバーに保存されているファイルは整理されておらず古い不要なファイルも多く保管される
・鮮度の高いファイルは、部署、拠点ごとのファイルサーバーに格納されたままとなっていることが多く、部署、拠点をまたぐ共有に向かない
・複数人でファイルの編集時、バージョン管理ができない
・少人数での情報共有には便利に使えるものの、大人数の同時アクセスには耐えられない
・Windows Serverの場合、アクセスするユーザーごとにCALが必要となりコストがかかる
利便性の課題

・パソコン以外のデバイスからはファイルサーバーに接続できない
・外部からファイルサーバーにVPN接続でつなぐための手間がかかる
・VPN接続の場合、接続機器の保守費用、ライセンスなどのコストがかかる
運用コストの課題

・保存するファイルが肥大化し続け、ストレージ容量が逼迫
・増設と拡張を繰り返しで、運用コストもうなぎのぼりに上昇
・データの棚卸が行われないことから、不要なファイルが散在
・機密文書、社外秘ファイルの持ち出し制限が不十分
・ファイルサーバーのバックアップと運用負荷からは逃れられない

ビジネスで成果を出すには仕事の質とスピードを高めることが重要

各部門の担当者、例えば営業部門では提案書、見積書、また広報宣伝部門では導入事例、セミナーの発表資料、販促チラシなど、毎日のように資料作成に追われています。
顧客と接点が多い営業部門、取引先とファイルのやり取りが多い広報宣伝部門から見た場合、従来のファイルサーバー利用によって露呈した諸問題を放置し続ける事は業務効率性の低下を招く恐れがあります。この状態が長引くことにより、企業全体の生産性の停滞を招き、業績悪化の原因の一つとなります。
このような状況を改善し、仕事の質、スピードを向上させる一つの解として、DirectCloud-BOX のようなセキュアでファイル共有機能に優れたクラウドストレージサービスの利用する、という方法があります。


ファイルサーバー中心の業務プロセスを見直すことで生産性向上を実現


企業の購買担当者の期待に応えるには、顧客とシームレスなやり取りが欠かせません。
それは、顧客ニーズを的確にとらえ、膨大の情報からスピーディに情報をまとめ、顧客に最適化したかたちで情報提供することにつながります。そのためには、従来のファイルサーバー中心の業務プロセスを刷新し、部署や取引先をまたいでよりスマートでスピーディな情報共有プロセスを導入しなければなりません。 

DirectCloud-BOX は、社内・取引先とのファイル送受信およびファイル共有を安全かつ快適に実現するユーザー数無制限のクラウドストレージです。 強固なセキュリティと高い利便性を兼ね備え、高い費用対効果が期待できます。 

DirectCloud-BOXのサービス全体の満足度について利用者にアンケートを実施(※1)したところ、「満足」と答えた方が全体の80%(※2)にもなります。

※1 調査期間:2019年4月~5月 
※2 内訳:「非常に満足」31.8%、「やや満足」48.2% 

従来のファイルサーバー中心の業務プロセスの見直し、職員の生産性向上に取り組んでいる先進的な企業に最適な法人向けオンラインストレージ、DirectCloud-BOXのご利用をご検討ください。